Questa settimana ho letto un articolo sulle tecniche di gestione del tempo che mi ha fatto sobbalzare sulla sedia.

Per carità, sono sono molti quelli che cercando disperatamente di offrire qualcosa di nuovo non si fanno problemi a scrivere delle cretinate colossali, ma questa mi ha colpito particolarmente: l’autore sottolineava l’importanza dell’utilizzo delle scorciatoie da tastiera per migliorare la propria efficienza personale. Beh, chi sono io per giudicare, forse mi sbaglio e i 3 o 4 minuti al giorno risparmiati per completare i task quotidiani che richiedono l’uso di un pc faranno davvero la differenza…

Però voglio suggerirti lo stesso qualcosa di diverso.

6 strategie quotidiane per migliorare la tua gestione del tempo

Per natura sono votata alla dispersione. E per imparare ad usare bene il mio tempo ho dovuto farmi violenza ed applicarmi molto. Le 6 strategie quotidiane che ti consiglio pertanto sono il frutto di anni di studio ed esperienza 😉

1) Comincia presto!

Gestione del tempo: Sveglia!Un tempo la mia giornata cominciava con una routine degna del peggior Fantozzi. Il mio primo gesto mattutino era quello di premere lo snooze delle sveglia per un numero imprecisato di volte e rimandare a ora da destinarsi il momento di abbandonare le lenzuola. Quando quest’ora arrivava riuscivo nell’impresa di lavarmi, vestirmi decorosamente, bere un caffè ed uscire di casa in un tempo di sette minuti netti. Come nel caso di Fantozzi i miei tempi erano frutto di esperienza e allenamento costante. Avevo cominciato il liceo salendo diligentemente ogni mattina sull’autobus delle 7:14. Quattro anni più tardi il treno delle 7:51, preso rigorosamente quando le porte stavano per chiudersi, era il mezzo che utilizzavo per recarmi nello stesso posto.

Okay, finché sei uno studente una mezz’oretta di sonno in più può essere un’idea da non scartare. Ma nell’ottica di arrivare ad un’efficace gestione del tempo, cominciare la giornata correndo è decisamente una pessima idea.

Cominciare presto significa cominciare prima di quando dovresti farlo. Quanto prima dipende da te e dalla tua agenda, in ogni caso cerca di evitare la frenesia e il modello Fantozzi.
Personalmente ho la fortuna di avere più di un’ora di tempo libero tra il momento in cui mia figlia sale sullo scuolabus e quello in cui devo andare a lavorare. La uso per fare colazione, leggere, svolgere qualche attività sociale, a volte soltanto per passeggiare o pensare.

I benefici che derivano dal cominciare al più presto la giornata sono moltissimi, e credo che valga la pena di dedicare all’argomento un articolo a parte. Ma i più immediati sono evidenti. Innanzitutto avrai più tempo. E si tratta di tempo di qualità, poiché il mattino è il momento della giornata in cui siamo più lucidi e attivi. Inoltre ne trarrai beneficio fisico e psicologico, e soprattutto scoprirai che organizzarsi diventa più facile e naturale quando la prima attività quotidiana non è quella di essere già in ritardo.

 2) Eat the frog first!

Gestione del tempo: Eat that Frog!Bryan Tracy è l’autore del manuale sulle tecniche di gestione del tempo intitolato Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time. Il titolo del libro fa riferimento ad una delle più famose citazioni di Mark Twain, che recita:

Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.

Le nostre “rane” sono tutte quelle attività che proprio non ci piacciono, ma che in qualche modo, prima o poi, necessitano di essere compiute. Sono la vittima destinata della procrastinazione.
Il concetto che Tracy ha mutuato da Mark Twain è semplice quanto efficace: comincia la mattinata facendo qualcosa che avresti preferito rinviare e il resto della tua giornata sarà sicuramente più facile e piacevole.
Questa tecnica ci permette di stabilire in maniera immediata quali siano le nostre priorità: la prima cosa da fare è quella che meno ci piace, anche quando questa potrebbe sembrare di minore importanza rispetto ad altre.
Un effetto non secondario di questo tipo di approccio è che trasformandolo in un’abitudine quotidiana potremmo scoprire che le rane non sono poi così terribili. Beh, i gusti sono gusti, ma non è raro avere aspettative peggiori di quanto la realtà non si riveli.
Quindi, eat you frog first!, e se devi mangiare due rane, cominicia con la peggiore.

3) Pianifica, e scrivi!

Gestione del tempo: agendaIo sono legata alla cara vecchia agenda. Mi piace scrivere con la penna, e mi piace mantenere un piccolo legame con le pagine da sfogliare ora che l’amato kindle ha arrestato la crescita della mia libreria.

Non sono l’unica a pensarla così: molti esperti di gestione del tempo, tra cui lo stesso Brian Tracy, enfatizzano non solo l’importanza di mettere nero su bianco i nostri obiettivi, ma anche come scriverli con con carta e penna si riveli più effiace che includerli in un file di testo.

Se non vuoi rinunciare alla tecnologia comunque non hai che l’imbarazzo della scelta. Da Google Calendar all’analogo calendario del tuo smartphone, passando per una milionata di programmi equivalenti, chi si trova più a suo agio con una tastiera non avrà fatica a trovare l’applicazione più adatta ai propri gusti. L’importante è organizzare e pianificare ogni giornata: che si tratti di farlo con una penna o una tastiera, l’importante è scrivere. Per imparare a gestire il tuo tempo efficientemente non affidarti alla memoria o all’improvvisazione, pianifica e annota costantemente i tuoi obiettivi giornalieri e quelli a lungo termine.

4) Usa tutto il tuo tempo

Spesso abbiamo un’errata percezione delle cose che si possono fare nei ritagli di tempo. Se ad esempio mancano venti minuti ad un appuntamento, all’ora di tornare a lavoro, o a qualsiasi altra cosa, corriamo il rischio di buttarli via. Tipicamente in quei momenti non faremo proprio niente, perché ci  sembreranno insufficienti a fare qualsiasi cosa. Nel migliore dei casi completeremo un paio di livelli a Candy Crash.

Invece si possono fare tantissime cose in 20 minuti. Prova ad applicare la Tecnica del Pomodoro per scoprire quanto venti minuti possano essere produttivi se ci dedichiamo con la giusta concentrazione ad una singola attività. Oppure svolgi quei compiti che sembrano perfetti per riempire i “buchi” tra un impegno e l’altro. Svuota la lavatrice, controlla la posta, aggiorna l’agenda. In ogni caso, ricorda che utilizzare bene il nostro tempo significa non sprecarlo mai.

5) Dedica almeno un’ora al giorno a te stesso

NGestione del tempo: dedicati a te stessoon siamo progettati per trasformarci in una catena di montaggio. E la corretta gestione del tempo non implica la necessità di completare obiettivi in sequenza dal momento in cui ci alziamo a quello di andare a letto.

Non solo, staccare la spina e dedicarci a qualcosa che facciamo per scelta e non per dovere, è assolutamente necessario.

Leggi un libro, dedicati al tuo hobby preferito, immergiti nella vasca e goditi la schiuma senza pensare a nulla.

Potrei dire che farlo è indispensabile per ricaricare le batterie, ma l’analogia con le macchine non mi piace. Farlo è indispensabile perché siamo persone, e a differenza delle macchine abbiamo gusti e desideri. Prima il dovere, okay, ma non dimentichiamo mai il piacere.

(Nota per le signore: sta a voi come valutare tutte le attività di toeletta che giornalmente siamo costrette a fare per rendere evidente che appunto siamo signore. Se la cura della vostra persona non è solo una necessità ma anche un piacere, chiudervi in bagno per un’ora e dimenticarvi del resto del mondo può essere considerato un ottimo modo di staccare la spina. Se viceversa curare il giro delle sopracciglia vi sembra faticoso quanto andare dal dentista, allora fatelo nei ritagli di tempo, e nella “vostra” ora fate qualcos’altro)

 6) Dedicati ad un’attività quotidiana che richieda disciplina

Vai a correre, impara a suonare uno strumento, va in palestra, scegli un’attività che oltre ad essere utile richieda costante applicazione e disciplina. La disciplina è una malattia contagiosa, come lo è la trascuratezza. Se curiamo in modo approssimativo qualche aspetto della nostra vita, tenderemo a fare lo stesso con tutti gli altri. Analogamente, svolgere un’attività con disciplina significa trasformarla in un’abitudine che si rifletterà sul modo in cui ci dedicheremo a qualsiasi attività quotidiana.

Ti è mai capitato di cominciare a dedicarti al fitness e contemporaneamente, senza avere preventivato di mettertvi a dieta, cominciare a nutrirti in modo più sano? Il meccanismo è lo stesso. La disciplina smette di diventare un sacrificio e si trasforma in un’abitudine che ci premia con i risultati e ci motiva a mantenerla.
Non vuol dire che durerà per sempre. Un giorno potremmo abbandonare l’attività fisica e cominciare a nutrirci di grassi saturi. Ma la corretta gestione del tempo non può prescindere da un minimo di disciplina.

Pronto a cominciare? Prima finisci di leggere 🙂

Organizzazione non significa ossessione. Come detto, non siamo macchine, ma individui con differenti attitudini e vocazioni. Per alcuni l’efficienza sarà la normalità, l’unico modo possibile di vivere. Per chi non è abituato alla pianificazione e segue uno stile di vita più “anarchico”, riuscire ad organizzare il proprio tempo senza sprechi sarà più complicato. Chiedere a questi ultimi di vivere con l’orologio e l’agenda in mano significa domandare l’impossibile. Ma una corretta gestione del tempo è indispensabile per realizzare i tuoi obiettivi quotidiani.

Le strategie che ti ho proposto rappresentano il più semplice percorso sulla strada dell’efficienza, anche per chi, come me, non è efficiente per natura ma per scelta!

Che ne pensate? Quali sono le vostre strategie per utilizzare al meglio il vostro tempo?

Scrivetele nei commenti!