Hai mai pensato che per migliorare la produttività personale possa essere utile lavorare di meno? In questo articolo ti spieghiamo come e perché.

In economia la produttività è la quantità di output prodotto per unità di input, ovvero la misura dell’efficienza di un’azienda, di un’impresa o di una nazione.
La produttività personale invece è generalmente associata alle tecniche di gestione del tempo e alla capacità di portare a termine una certa quantità di compiti in un tempo dato.

Migliorare la produttività personale quindi non significa aumentare la quantità di tempo disponibile,  ma imparare a sfruttare meglio quello che abbiamo a disposizone.

Gestione del tempo
Può esserti capitato di non sentirti capace di organizzare il tuo tempo in maniera efficace o di esserti trovato ad affrontare una quantità di lavoro superiore a quella che riesci a gestire senza sforzo e rispettando le scadenze.

In entrambi i casi probabilmente avrai deciso di prolungare l’orario di lavoro, nella speranza di concludere la giornata avendo portato a compimento tutti i tuoi obiettivi quotidiani o quantomeno la maggior parte di essi.

Questa è un abitudine frequente soprattutto tra gli studenti: se le ore diurne non sembrano sufficienti per stare al passo con il programma, si cerca di allungare la nostra giornata sottraendo qualche ora al riposo. Privarsi di un po’ di sonno può sembrare una soluzione migliore sia dal punto di vista etico che da quello pratico rispetto all’eventualità di restare indietro con il piano di studio.

Si tratta invece di una pessima idea. Sottrarre tempo al sonno non servirà a migliorare la produttività e anzi nel lungo periodo la farà precipitare. Vediamo perché.

La legge di Parkinson sulla produttività personale

Attività multi tasking

In quali modi è possibile lavorare in maniera più intelligente anziché più duramente?

Lo ha chiesto un utente di Quoraottenendo risposte in alcuni casi molto brillanti (puoi leggerle qui se l’argomento ti interessa). La più interessante è stata data da uno studente di nome Evan Sendra, che ha risposto così:

“Il periodo della mia vita in cui sono stato più efficiente e produttivo è stato anche il periodo in cui

  • ho dormito di più
  • non ho lavorato su compiti che necessitavano di essere portati a termine più tardi delle 6 di sera
  • mi sono goduto il lavoro e mi sono goduto la vita”

Secondo Evan riducendo il tempo libero e aumentando quello che dedichiamo al lavoro, saremo meno produttivi che non facendo il contrario.

Non si tratta di un’idea del tutto originale: ben prima che Evan nascesse Cyril Northcote Parkinson l’ha codificata in un saggio intitolato Legge di Parkinson, il cui più celebre postulato si può riassumere nell’assunto secondo cui più tempo a disposizione si avrà, più se ne sprecherà. Al contrario quando il tempo scarseggia chi lavora lo fa con maggiore efficacia, motivato dal rischio di non riuscire a rispettare le scadenze.

In definitiva, se hai un mese di tempo per preparare un esame, impiegherai un mese. Se hai un giorno di tempo per scrivere un articolo per il tuo blog, impiegherai un giorno. Ma se hai due ore di tempo per concludere una relazione, riuscirai a farlo in due ore. Semplicemente, almeno per la maggior parte di noi, non è possibile mantenere inalterate la concentrazione e l’attenzione oltre una certa quantità di tempo.

Se ci porremo come scadenza una certa ora del giorno, saremo in grado di portare a termine lo stesso numero di attività che completeremmo se fissassimo la scadenza due, quattro, o sei ore più tardi. E lo faremo meglio.

Perché non si deve mai rinunciare al sonno

Sonno e produttività personaleLa legge di Parkinson ci spiega come allontanare le scadenze diminuisca la nostra efficienza e ci porti ad aumentare gli sprechi di tempo, ma questa non è l’unica ragione per cui allungare la giornata lavorativa si ripercuote negativamente sulla nostra produttività.

Un altro fattore che non dobbiamo sottovalutare quando organizziamo il nostro lavoro è l’importanza del sonno.

Il sonno è una condizione fisiologica indispensabile per la nostra economia biologica e mentale, e gli effetti che la mancanza di sonno può avere sulla nostra salute sono molteplici: uno studio britannico del 2013 ha rilevato che la cronica carenza di riposo può arrivare modificare i nostri geni, con conseguenze importanti soprattutto sul sistema cardiovascolare e sul tessuto cerebrale.

In sostanza rinunciare al sonno significa rinunciare alla propria salute e alla propria lucidità. Se impiegherai del tempo prima di rilevare gli effetti sulla tua salute, la minore luicidità avrà da subito conseguenze importanti sulla tua efficienza.

Quando siamo stanchi svolgiamo i nostri nostri compiti più lentamente, in maniera più imprecisa, e forse parte del lavoro svolto necessiterà di essere rivisto il giorno seguente, portandoci al risultato opposto a quello desiderato.

La stanchezza derivante dalla costante privazione del sonno inoltre tenderà ad accumularsi nel tempo, rendendoti meno lucido e meno attivo anche nel corso della giornata: basterà rinunciare a un paio di ore di sonno per notte per un breve periodo per causare al tuo fisico gli stessi effetti di una veglia prolungata di 48 ore.

Prima di decidere di lavorare anzichè dormire, quindi, è meglio sperimentare altre strategie. Provate ad esempio con la celebre Tecnica del Pomodoro.

La “Tecnica del Pomodoro” e l’importanza delle pause

Il_pomodoro

“Il pomodoro” Licensed under CC BY-SA 3.0 via Wikimedia Commons.

Sul finire degli anni ’80 Francesco Cirillo, imprenditore di chiare origini italiane, ideò e sviluppò una tecnica di gestione del tempo e miglioramento della produttività personale fondata sull’idea che un numero frequente di pause migliorasse l’agilità mentale. Cirillo cominciò ad utilizzare questo metodo e ne testò l’efficacia nel corso dei propri studi universitari: avendo verificato l’impossibilità di mantenere inalterata la soglia di attenzione dedicandosi ad una determinata attività per un lungo periodo, sviluppò un metodo di studio che prevedeva l’utilizzo di un timer. Si servì inizialmente di un contatore a forma di pomodoro che diede il nome alla tecnica da lui ideata.

In pratica la tecnica del pomodoro (nota in inglese come The Pomodoro Technique), è una semplice strategia che può aiutarti a gestire meglio il tempo e la capacità di concentrazione. La programmazione e la scelta degli obiettivi svolgono un ruolo determinante nella corretta riuscita della strategia, che può comunque essere riassunta in 5 passi fondamentali:

  • Scegli un’attività da completare
  • Imposta il timer su 25 minuti
  • Lavora senza concederti distrazioni finchè il timer non avrà suonato.
  • Concediti una breve pausa, lunga tra i 3 e i 5 minuti
  • Dopo aver impostato il timer 4 volte, fai una pausa più lunga, di 25, 30 minuti

Sembra facile? In realtà non lo è per niente. Lavorare per 25 minuti senza concedersi alcuna distrazione risulterà all’inizio quasi impossibile. Ma l’allenamento ti permetterà di migliorare rapidamente, quindi non arrenderti.

Concludendo…

Le teorie sulla gestione del tempo (Time Management) sono numerosissime, e l’efficacia di queste tecniche varia da individuo ad individuo a seconda delle reciproche preferenze e abitudini lavorative. Ma tutte si fondano sul principio che il miglioramento della produttività personale non passi attraverso un’aumento della quantità di tempo dedicato al lavoro, quanto al miglioramento della qualità di questo tempo.
In questo articolo abbiamo evidenziato come i due concetti siano inversamente proporzionali, e semplificando, si possa affermare che per migliorare la produttività sia necessario “lavorare di meno”.
Ovviamente non meno del necessario. Ma quanto basta a soddisfare questi 3 punti:

Non prolungare mai l’orario di lavoro che ti eri prefissato ad inizio di giornata. Ricorda la legge di Parkinson e fai fruttare al meglio il tempo che hai.

Non sottrarre tempo al sonno, il risultato che otterrai sarà quello di lavorare male oggi ed essere meno lucido domani (oltre a compromettere la tua salute)

Concediti pause frequenti per massimizzare la tua efficienza e mantenere inalterata la concentrazione

Tutto chiaro?

Bene, ora però smetti di navigare e torna al lavoro…

non subito però!

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